Quels étaient le contexte et les enjeux en début de projet ?
A l’origine, nous avions débuté un projet de mise en place d’une grosse encyclopédie sur le corps humain. Celle-ci contenait beaucoup d’images et de photos. Nous avions sur ce projet des rédacteurs en chefs, des illustrateurs et des graphistes avec des images complexes à créer.
Nous avions besoin de nous structurer afin d’améliorer le rendement. Il fallait s’assurer de la mise en place d’échéanciers cohérents avec le projet, garantir une traçabilité sur l’assignation des tâches et estimer le temps passé par tâche.
Quelle a été votre démarche pour implanter la solution CmLight ?
Le but premier du projet était d’utiliser CmLight comme une base de données. Nous avons commencé à définir les processus avec les illustrateurs, pour gérer la création de demandes et définir les différentes assignations. Cela nous a permis de faire un suivi afin de savoir si les personnes réalisaient bien leurs tâches ainsi que de capitaliser sur l’historique des images et d’en tracer les évolutions.
Nous avons également commencé à rentrer des chiffres de temps évalué au préalable, ensuite nous avons pu rentrer les temps exacts et ainsi évaluer la qualité et la quantité du travail. Par conséquent, nous avons pu baser sur des chiffres renseignés et par des faits, la planification de nos échéanciers. De plus cela nous a aidés à avoir une évaluation exacte du temps passé sur les différentes tâches.
Quel a été votre rôle dans cette démarche ?
Mon rôle était de former les utilisateurs au logiciel, ainsi que d’identifier tous les utilisateurs potentiels. Au début les gens étaient hostiles au changement, mais après six mois d’utilisation, si l’on avait déconnecté CmLight ils auraient été perdus. C’est vite devenu un outil incontournable ! Cela a démontré l’importance d’évoluer. Le fait d’être structuré les a aidés à mieux s’organiser, à voir le nombre de tâches à gérer ainsi que temps alloué à ces tâches. Peu importe ce qui arrivait, CmLight leur donnait le portrait de la situation.
Pourquoi avoir choisi CmLight comme outil de workflow ?
Plusieurs critères nous ont conduits au choix de CmLight. L’outil de recherche proposé est puissant, il y a beaucoup de champs disponibles pour les requêtes et les formulaires. Nous avons aussi beaucoup apprécié la possibilité d’accéder au serveur de l’extérieur. Concernant l’aspect visuel, la personnalisation des vues et des options par rôle est très pratique. Par ailleurs, l’extraction des données au format Excel est d’une grande valeur ajoutée.
Quels sont les principaux bénéfices suite à l’implantation de cette démarche ?
Cela nous a permis de mettre en place une structure et un cadre de travail.
Nous sommes notre propre client ; nous sommes dépendants de nos délais de livraison. Il est donc important que l’on s’impose et que l’on respecte des dates de livraison. Plus cela prend du temps, plus cela coûte cher à la compagnie. Nous avons également des partenaires financiers gouvernementaux qui s’intéressent au respect des échéances pour lesquels nous nous sommes entendus.
Les gens travaillent entre 35h et 40h par semaine, et cela est difficile à quantifier. Cet outil nous a permis de mieux contrôler nos productions, respecter notre échéancier préliminaire et de mieux évaluer nos nouvelles productions. L’important est de capitaliser sur le retour d’expérience et de générer de l’amélioration continue. Aujourd’hui, je peux dire que nous sommes capables d’estimer des temps de production optimisés et de s’y conformer par la suite.
Un des avantages de CmLight concerne le suivi des projets ; lorsque l’un de nos employés est en congé ou malade, la continuité est assurée. Ainsi, si un employé nous quitte, pour des vacances par exemple, nous sommes capables de le remplacer par quelqu’un qui peut instantanément reprendre le projet sans perte d’informations. La possibilité de classer un projet en chapitres, thèmes, sous-thèmes nous a permis de définir notre structure dans le logiciel, et ainsi de s’en servir comme base de données de l’encyclopédie. Aujourd’hui, notre structure éditoriale est dans CmLight.
Quelles sont les principales qualités que vous appréciez chez CmLight IT Services ?
J’ai beaucoup apprécié le fait que CmLight s’adapte à notre société. En effet, vous continuez le développement sur MAC depuis le début de notre partenariat, bien que nous soyons votre seul client sur cette plateforme.
Véronique Loranger
Chef de projet - Québec Amérique International
